MASP – Metodologia e Analise de Solução de Problemas
O MASP foi estruturado de maneira a ajudar o administrador a solucionar os problemas, colocando este assunto dentro de um processo adequado de análise, e fornecendo aos gerentes meios para:
- Analisar e priorizar os problemas
- Identificar algumas situações que exigem atenção e que às vezes não estão claras.
- Estabelecer o controle rapidamente em determinada situações.
- Planejar um trabalho que será feito.
O MASP é um processo dinâmico na busca de soluções para uma determinada situação. Não é um processo rígido e sim um processo flexível em cada caso com que de se defrontar. Ele procura encontrar respostas tais, como:
- Priorização do problema.
- Divisão do problema em partes que possam ser analisáveis.
- Verificações das situações que necessitam de atenção.
Passos para implantação
A estrutura adotada no treinamento é o que se organiza conforme as etapas a seguir:
Formação da Equipe
O processo de solução de problema é disparado com a formação da equipe MASP..
A equipe inclui, além de líder, secretário, relator e gerenciador do tempo, indivíduos cuja capacidade técnica seja relevante para a solução do problema (membros da equipe). Sua montagem se inicia quando o gestor (normalmente a liderança mais diretamente afetada pelo problema) escolhe um líder.
Declaração do Problema
Na verdade, esta disciplina engloba declaração e descrição do problema, que são duas atividades complementares:
Declaração do Problema A idéia é ter uma visão geral de qual é o problema, e até que ponto podemos compreender seu encadeamento no início da empreita MASP. E qual é a importância disso? Primeiro, isso leva a equipe ao nível mais próximo da causa-raiz a que é possível chegar, economizando tempo precioso nas etapas seguintes. Segundo, se a equipe, somente através das ferramentas de declaração do problema, chegar à causa-raiz do problema, isto significa que não é necessário conduzir um MASP, e pode-se partir diretamente para as propostas de solução.
Descrição do Problema Aqui a equipe busca informações detalhadas do problema, a fim de poder descrevê-lo na forma de uma declaração de escopo. A ferramenta de maior aplicabilidade nessa fase é o formulário É/Não é. Ele consiste na definição do problema em diversas dimensões, em termos daquilo que ele de fato é, e daquilo que ele não é, mas poderia ser.
Ação de bloqueio
A ação de bloqueio é uma forma de a equipe ganhar tempo na busca da causa-raiz. É uma ação tomada sobre a declaração do problema, e normalmente tem caráter oneroso e de baixa eficiência, mas é suficientemente eficaz para isolar o cliente do problema. Sua existência deve estender-se até a implantação da ação corretiva permanente..
Determinação da Causa-Raiz
A equipe conduz o esforço para saber o que está na origem do problema, ou seja, sua causa-raiz. Muitas são as ferramentas que podem ser utilizadas aqui, mas temos que ter em mente (e confirmar através de dados, como gráficos de tendência, por exemplo) se o problema se origina de causa comum (ou seja, algo inerente ao sistema, que sempre esteve lá), ou de causa especial (algum fato novo que surgiu no sistema, causando diferença de desempenho). Conforme a situação, teremos abordagens distintas.
Causa Comum Se os gráficos de desempenho analisados mostram que o nível de desempenho que gerou a necessidade do MASP sempre foi similar no decorrer do tempo (ou seja, não mostrou piora significativa, mas nunca atendeu o esperado), então temos uma situação de causa comum. A abordagem da equipe deve, então, direcionar-se para um trabalho de busca dos fatores inerentes ao sistema que impedem o desempenho desejado. Exemplos de ferramentas adequadas para a análise incluem Diagramas de Dispersão e Experimentos Planejados (DOE).
Causa Especial Se os gráficos analisados mostram queda sensível e repentina de desempenho, a equipe pode concluir que a razão está em uma causa especial. A abordagem deve ser, então, de busca de mudanças recentes no sistema. A base da pesquisa deve residir em um “Diário de Bordo” do sistema, ou seja, um cronograma que inclua a data e a natureza de cada uma das mudanças por que o sistema passou.
Escolha da Ação Corretiva Permanente
Uma vez definida a causa-raiz em D4, a equipe teoriza agora possíveis ações que poderiam eliminá-la ou reduzir seus efeitos. Esse objetivo pode ser atingido por um “brainstorming” dos membros da equipe.As soluções potenciais assim levantadas devem então passar por um processo de seleção, cujo princípio reside na Planilha de Tomada de Decisão.A base desse estudo está na definição, por parte da equipe, dos critério necessários e dos critérios desejáveis para a solução.
Implantação da Ação Corretiva Permanente
A equipe deve preparar um plano de implementação da ação corretiva escolhida que contemple sua verificação (ou seja, saber, antes da implementação, se a ação será realmente efetiva) e sua validação (um plano para verificar que, após implementada, a ação resolva o problema). Somente após validada a equipe poderá desabilitar a ação de bloqueio.
Prevenção de Recorrência
Após implementada a ACP, a equipe deve entender as causas que permitiram que a causa-raiz identificada surgisse. Em outras palavras, deve ser conduzida uma investigação sistêmica sobre as causas da causa. Após identificadas as causas sistêmicas que permitiram que a causa-raiz se manifestasse, devem ser feitas recomendações de melhoria que são, normalmente, repassadas pelo líder da equipe ao gestor (normalmente, as recomendações sistêmicas vão além dos domínios da autoridade da equipe MASP).
Parabenização da Equipe
Finalizada a empreitada técnica da equipe MASP, e demonstrados os resultados do seu esforço, é fundamental que o gestor reconheça e, quando for a caso, recompense a atuação da equipe. A negligência nessa última disciplina, além de causar mal-estar, pode levar os colaboradores da organização a acreditar que simplesmente não vale a pena usar seu tempo na solução de problemas.Também é nesta etapa que a equipe compila suas lições aprendidas, e as arquiva como uma documentação de acesso livre a toda a organização, para que as boas ideias possam ser repetidas e as más ideias possam ser evitadas.
